Заявка на перевозку готова до первого звонка логиста
Письма, таблицы и сообщения собираются в одну заявку с маршрутом, грузом, датами и требованиями к перевозке.
Сценарий внедрения · расчётные показатели. Компания и исходные условия вымышлены. Цифры показывают модель процесса, а изображения — иллюстрацию; это не результаты клиента.
Перевозчик сборных и комплектных грузов по России и между странами СНГ.
Подготовка одной заявки
Среднее время логиста, включая проверку и уточнения
Заявки с пропущенными параметрами
Доля черновиков перед подбором транспорта
Поля, введённые вручную
Среднее количество полей на заявку
Задача компании
Рассмотрим вымышленную компанию. Масштаб модели: 12 логистов · 840 заявок за 28 дней. Название, исходные условия и показатели заданы для объяснения процесса; это не выполненный проект Legan Studio.
Логист получает параметры перевозки в письмах и вложениях. Для расчёта не хватает массы, размеров или условий погрузки.
Рассматриваем разбор материалов, уточнение пропусков и подготовку заявки. Тариф и перевозчика выбирает ответственная команда.
Как может измениться процесс
Исходные условия модели
- На подготовку заявки уходила 21 минута: чтение вложений, перенос реквизитов, поиск уточнений и проверка заказа. При пиковой нагрузке сотрудники откладывали небольшие запросы ради уже согласованных рейсов.
- В 31% принятых черновиков отсутствовал хотя бы один обязательный параметр. Чаще всего это были ограничения по высоте кузова, тип погрузки или временное окно. Недостающие сведения выяснялись после начала подбора транспорта.
- Логист вручную переносил в среднем 12 полей на заявку. Адреса и контакты повторно набирали из документов, хотя они уже присутствовали в письме. Поправки клиента могли остаться в переписке и не попасть в карточку заказа.
Предлагаемый процесс
- Логист получает черновик маршрута и параметров груза вместе с источниками.
- Пропуски выделены до подбора транспорта.
- Изменения и повторные письма связаны с заявкой; подтверждение остаётся у логиста.
Предлагаемое решение
Разбор подключается к общей почте и согласованному каналу сообщений. Система объединяет письмо и вложения, выделяет маршрут, параметры груза и требования. Для спорного значения показывает исходный фрагмент.
Для разных типов перевозки задаются обязательные поля. Если нет массы, размеров или условий погрузки, система готовит короткий запрос уточнений. Отправляет его логист: он может дополнить вопросы и учесть постоянные договорённости с конкретным клиентом.
Черновик передаётся в систему перевозок после подтверждения. Повторное сообщение обновляет связанную заявку, а значимые изменения маршрута или дат требуют отдельной проверки. Расчёт тарифа и выбор перевозчика сохраняются в существующем процессе.
Расчётные показатели
| Показатель | До | После |
|---|---|---|
| Подготовка одной заявки | 21 мин | 7,5 мин |
| Заявки с пропущенными параметрами | 31 % | 8 % |
| Поля, введённые вручную | 12 полей | 4 полей |
Все значения таблицы — допущения модели, а не измерения клиента. Для показателя «подготовка одной заявки» заданы 21 мин в исходном процессе и 7,5 мин в предлагаемом. Абсолютная разница — 13,5 мин. Для процентов это разница в процентных пунктах.
Объём в модели: 12 логистов · 840 заявок за 28 дней. Время активной работы включает проверку, исправления и ручные исключения. Время ожидания ответа считается отдельно: его нельзя прибавлять к освобождённым рабочим часам. Этапы одной операции также не суммируются повторно.
Для реальной проверки понадобятся одинаковые определения показателей, сопоставимые задачи до и после пилота и журнал результатов. Доли качества проверяются по всей согласованной выборке. Освобождённое время не считается денежной экономией без подтверждённого изменения расходов; возможный результат конкретной компании нужно измерить отдельно.
Что остаётся за сотрудником
ИИ не подтверждает тариф и не принимает обязательства по доставке. Неясные адреса, единицы измерения и изменения условий обязательно проверяет логист.
Сценарий подготовлен Legan Studio.