Коммерческие предложения оптовика: от письма со списком до проверенного КП
ИИ разбирает заявки из писем и таблиц, сопоставляет позиции с каталогом и готовит коммерческое предложение для проверки менеджером.
Сценарий внедрения · расчётные показатели. Компания и исходные условия вымышлены. Цифры показывают модель процесса, а изображения — иллюстрацию; это не результаты клиента.
Оптовый поставщик комплектующих и расходных материалов с каталогом из 16 тысяч позиций и командой из пяти менеджеров.
Подготовка одного КП
Среднее активное время команды, включая уточнения, согласование и проверку
Повторный ввод в CRM
Среднее время на одну заявку; входит в общее время подготовки КП
КП с исправлениями
Доля предложений, потребовавших исправления позиций, количества или единиц при внутренней проверке
Задача компании
Рассмотрим вымышленную компанию. Масштаб модели: 16 000 позиций и 360 кп в месяц. Название, исходные условия и показатели заданы для объяснения процесса; это не выполненный проект Legan Studio.
Оптовый клиент присылает список позиций в письме или файле. Менеджер сопоставляет его с каталогом и готовит предложение.
Рассматриваем подготовку проверяемого черновика КП с ценами из 1С и связью с CRM. Отправку подтверждает сотрудник.
Как может измениться процесс
Исходные условия модели
- Менеджер переносил заявку в рабочую таблицу, искал соответствия в каталоге и проверял остатки. Подготовка одного КП занимала в среднем 110 минут активной работы с учётом уточнений и проверки.
- Сведения о клиенте и позициях повторно вводились в CRM. На этот этап уходило 12 минут внутри общего времени подготовки предложения; при изменении заявки часть данных приходилось переносить ещё раз.
- В 18% предложений при внутренней проверке исправляли номенклатуру, количество или единицы измерения. Ошибка в одной строке задерживала отправку всего КП и отвлекала менеджера от следующих обращений.
Предлагаемый процесс
- Менеджер проверяет состав КП, не перепечатывая весь список.
- Повторное письмо дополняет связанный запрос и выделяет изменения.
- Цена и остаток приходят из 1С; неоднозначные позиции требуют выбора сотрудника.
Предлагаемое решение
Помощник извлекает позиции из входящих материалов, сохраняет исходные формулировки и предлагает соответствия каталогу. При неоднозначности показывает варианты и причину сомнения, вместо молчаливой подстановки похожего товара.
Остатки, цены и разрешённые условия берутся из 1С. Система собирает черновик предложения, выделяет отсутствующие товары и вопросы клиенту. Менеджер проверяет состав и подтверждает документ перед отправкой.
После согласования создаются карточка сделки и список позиций в CRM. Повторное письмо дополняет существующий запрос, а изменения показываются отдельно, чтобы сотрудник проверял новые сведения, а не весь документ заново.
Расчётные показатели
| Показатель | До | После |
|---|---|---|
| Подготовка одного КП | 110 мин | 35 мин |
| Повторный ввод в CRM | 12 мин | 3 мин |
| КП с исправлениями | 18 % | 6 % |
Все значения таблицы — допущения модели, а не измерения клиента. Для показателя «подготовка одного кп» заданы 110 мин в исходном процессе и 35 мин в предлагаемом. Абсолютная разница — 75 мин. Для процентов это разница в процентных пунктах.
Объём в модели: 16 000 позиций и 360 кп в месяц. Время активной работы включает проверку, исправления и ручные исключения. Время ожидания ответа считается отдельно: его нельзя прибавлять к освобождённым рабочим часам. Этапы одной операции также не суммируются повторно.
Для реальной проверки понадобятся одинаковые определения показателей, сопоставимые задачи до и после пилота и журнал результатов. Доли качества проверяются по всей согласованной выборке. Освобождённое время не считается денежной экономией без подтверждённого изменения расходов; возможный результат конкретной компании нужно измерить отдельно.
Что остаётся за сотрудником
ИИ не утверждает скидки и не отправляет предложение без менеджера. Неоднозначные артикулы требуют проверки, а цены и остатки подтверждаются учётной системой непосредственно перед согласованием.
Сценарий подготовлен Legan Studio.